先週、4日越しでマイニンテンドーストアよりNintendo Switchの予約購入ができました野田です。
届くのは10月ですorz
さて、チームのタスク管理というと頭痛の種であると思いますが、どのように管理されてますか？弊社システム部においてもその場しのぎの管理を続け、それなりに負債（アンチパターン）が溜まってきたところです。そこで負債から改善点を見出し、より良いタスク管理を実現しようと「タスクボード」を導入しました。今回はタスクボードを導入するまでのお話になります。
タスクボードはアジャイルのもの？
タスクボードと聞いて何を思い浮かべますか？おそらく、「アジャイルのためのツール」と思い浮かべた方が多いのではないでしょうか。確かにタスクボードはアジャイルツールであり、開発手法によってはあまり効果を発揮できないままゴミ箱行きとなるイメージがあります。
「うちはウォーターフォールだし、関係ないや」と思った方、ちょっと待って下さい！
弊社でもアジャイルを用いるプロジェクトはなく、クライアントごとにプロジェクトが立ち上がり、納品とともにプロジェクトが終焉となるサイクルがほとんどです。そんな中でアジャイルに憧れ、半ば無理やりタスクボードを導入運用したお話ですので何かの役に立つかもしれません。
「とはいえ、単なるToDoリストを切り取って貼り付けただけでしょ」と思った方、ちょっと待って下さい！
見方によってはそうなんですが。。。運用方法を工夫するだけで、生まれる副作用が全く違います。
ここまで語るとタスクボードの回し者みたいなんですが、弊社プラクティスの中で1つでもタスク管理のヒントとなれれば幸いです。
プロジェクトが多い問題
弊社では、案件の規模に関係なくクライアントごとにプロジェクトが立ち上がり、その度にBacklogのプロジェクトが作成され、管理されます。この管理方法ですと、全体でどのくらいのタスクがあり、担当者が把握していない（もしくは担当者がいない）タスクをざっくりベースでも可視化できないという問題が発生します。
（担当者ごとにアサインされているタスクを引いてくることは可能だが、アサイン未設定のタスクなどが各プロジェクトでどのくらいの規模なのか不明瞭）
もちろん、マネージャーが全てのプロジェクトを完全に把握し、コントロールできていれば問題ありません。が、容易なことではありませんし、タスク管理がマネージャーのみに依存するのもよろしくないです。
また、社外のプロジェクトに関係するタスクだけではなく、社内のシステム改善などを目的としたタスクも存在しています。そういった優先順位が低いタスクは塩漬けタスクとりなり、塩が漬かり過ぎて、お蔵入りとなるケースも少なくありません。
可視化という目的
諸悪の根源は、プロジェクトやタスクが可視化されていないことだと捉え、打開するための目標を考えました。
- リソース状況やタスク量などを把握できるようにする
- 各プロジェクトの担当者のみ把握している情報を共有する
- 属人化を防ぎ、適材適所でアサインできるようにする
タスクボードという最適解
目標を決めましたので、ここでやっとタスクボードが登場します。
（少々強引ですが）タスクの可視化というとタスクボードの一択となるわけですが、問題はタスクボードをどこに実装するかということです。
タスクボード、Webから見るか？横目で見るか？
アジャイルツールとして、かんばんボードを代表とするタスクボードが多くあります。Atlassian製品のJIRAには、アジャイル開発に特化したスクラムボードが用意されており、お高いですがまさに至高のツールと言えます。導入コストを抑えたいのであれば、RedmineでもBacklogsというプラグインを導入すれば、GUI優れたタスクボードが利用可能となります。
今回は大前提として「アジャイルじゃない」ので、これらのツールを使うにはカスタマイズ必須となり、導入にかかる時間的なコストも高くなります。なにより、可視化ということであれば物理的に（モニターを通さずとも）見えるものがあったほうが、目に止まりやすく常に確認する意識付けにもなります。
ということで、「ホワイトボード」と「付箋」でタスクボードを実現することとしました。
ホワイトボード×付箋
ホワイトボードを買ってもらうべく、購入申請では次のような説得材料を用意しました。
ホワイトボードじゃなきゃダメですか？壁に付箋を貼り付けちゃダメなんでしょうか。
- タスクに対しての注釈や相関関係がすぐに表せられる
- 裏面に自由にかける（急なMTGやブレスト、緊急対応クエストボードとして使用）
- 実体としてあることで、目に止まりやすく、各自のリソースを瞬時に判断できる
- 細々としたタスクもすぐに共有できる（割り込みタスクの管理も可能）
- 可視化することでヤル気を上げる
- 移動できる
これで難なく決裁が下りました。
ホワイトボードを購入できたので「導入編」はここまでです。
次回は、ホワイトボードと付箋を用いてどのようにタスクボードを実現しているのか「運用編」です。
ではでは。
